一人会社を強くする標準業務手順のススメ
基礎から理解する小さな仕組みの大きな力
意志決定の疲労を減らす原則
ひとりだからこそ起きる属人化の罠
成長を阻むボトルネックの可視化
作成準備: 業務棚卸と優先度マップ
一週間ログで実態を掴む
紙 でも アプリ でも 構いません。 五分 単位 の 軽い 記録 を 七日間 だけ 続ける と 現実 が 見えます。 想像 と 違い メール の 整理 に 多く の 時間 が 失われて いる かも しれません。 事実 を 起点 に する と 手順 は 無理 の ない 形 に なり 継続 できます。 小さな 気づき を 逃さず メモ し 次 の 改善 の 種 と して 育てます。
価値と頻度で並べ替える
売上 に 直結 する 作業 と 信頼 を 守る 作業 を 高く 評価 し さらに 発生 頻度 を 掛け合わせ ます。 価値 が 高く 頻度 も 高い もの は すぐ 手順化 し 自動化 の 候補 と して 記し ます。 逆に 価値 が 低い もの は やめる 判断 も 選択肢。 取捨選択 を 明文化 する ことで 明日の 自分 の 判断 が 軽く なります。
成果指標を先に決める
良い 手順 か どうか は 感覚 では 測れません。 所要 時間 ミス 件数 再作業 回数 顧客 返信 まで の 分数 など 簡単 な 指標 を ひとつ 決めましょう。 数字 を 書き始める と 改善 の 余地 が くっきり 見え 次 の 実験 が 決まります。 指標 は 三つ 以内 に 絞り 週次 レビュー で 確認 し 成果 を 定着 させます。
書き方の実務: 一枚SOPと詳細版の使い分け
ツールと自動化: 最小の手で最大の成果
テンプレート化とスニペット
ノーコード連携で転記を無くす
ふりかえり質問リスト
今週 最も 時間 を 使った 作業 は 何か。 それは 価値 に 繋がった か。 ミス は どこ で 発生 した か。 例外 は 予防 できた か。 先週 の 変更 は 有効 だった か。 次週 ひとつ だけ 直す なら 何か。 質問 を 決めて 毎回 同じ 型 で 振り返る と 比較 が 可能 に なり 改善 の スピード が 上がります。
例外対応の記録術
想定外 は なくせません。 だから 起きた 瞬間 に 時刻 状況 判断 根拠 を 一行 で 記録 します。 後から 冷静 に 見れば パターン が 見え 予防 の 仕掛け を 追加 できます。 テンプレート を 用意 し 短時間 で 書ける よう に すると 継続 可能。 記録 が 積み重なり 自信 と 余裕 が 生まれます。
フィードバックの集め方
顧客 から の 一言 は 最強 の 教材。 納品 直後 に 短い アンケート リンク を 送り 返信 率 を 高める 工夫 を します。 褒め言葉 も 苦情 も 手順 の 改善 点 に 変換。 さらに 読者 の 皆さん にも コメント で 工夫 を 教えて ください。 共有 された 事例 を 次回 記事 で 紹介 し 学び の 輪 を 広げます。
代替手段と優先順位
最初 に 復旧 すべき は どれ か を 明確 化 します。 売上 に 直結 する 受注 および 請求 を 第一 優先 と し 他 は 後回し。 主要 ツール が 使えない 場合 の 代替 を 決め 紙 と 電話 を 使う 手順 も 記載。 予行演習 を 月一 で 実施 し 体で 覚え 不安 を 減らします。
データ保全とバックアップ
三二一 ルール を 適用。 三つ の コピー を 二種類 の 媒体 に 一つ は 別拠点 に 保管。 自動 バックアップ の 実行 と 復元 テスト を 四半期 ごと に 実施。 万一 の 際 は 復旧 の 手順 を 一枚 に まとめ 時刻 と 担当 と 連絡 先 を 明記。 小さな 仕込み が 大きな 安心 に 変わります。
連絡先と告知テンプレ
緊急 連絡 先 は 一覧 に まとめ 主要 顧客 協力者 ベンダー を 含め ます。 影響 範囲 と 復旧 予定 を 伝える 告知 テンプレ を 用意 し 誤解 を 防止。 SNS メール 署名 留守電 まで 文面 を 先に 作成。 平時 に 点検 し 更新 日付 を 明記。 混乱 の 中 でも 丁寧 な コミュニケーション が 信頼 を 守ります。
